Aplicando Lean Management a la logística internacional

En plena era digital, aún encontramos a menudo empresas con intrincados procesos internos que enlentecen su actividad. Personalmente, me llama mucho la atención, sobre todo en el caso de multinacionales que, teniendo recursos para ello, no han aplicado algunos fundamentos "de manual" para agilizar y optimizar su actividad.

Lo primero que me viene a la cabeza, es la metodología Lean Management, caso de estudio en las escuelas de negocio durante las últimas décadas. Como nos explica este video, propone un modelo de optimización la producción generando un valor añadido para el cliente.

Este método de gestión también puede aplicarse a la gestión logística internacional, donde tan importante es mejorar la eficiencia para aportar una ventaja competitiva interesante para el cliente. En un sector tan sensible al factor "tiempo", el primer paso debería ser utilizar sistemas para automatizar la información. 

Por ejemplo, es común que los shippers dispongan de un manual que compile distintos tipos de documentación para la consignación de transportes, como los Bill of Ladings (BLs). Encontramos gruesos manuales sobre embarques, formularios de cesión y una gran cantidad de información que consume recursos y no aporta valor. Sin embargo, la mayoría de los paquetes de software empresariales tienen capacidad para crear automáticamente los BLs según las características de un envío. Incluso es posible introducir parámetros previamente con información sobre localizaciones, perfiles más comunes de los envíos, etc. Como alternativa, la gran mayoría de los partners logísticos (los 3PLs) pueden proveer también otras herramientas online para gestionar estos procesos. De esta forma, los usuarios pueden agilizar la gestión documental necesaria para la exportación o la importación.

La elección del tipo de transporte y transportista puede resultar también un proceso en el que se "desperdicien" tiempo y recursos. Si para poder comparar tarifas debemos consultar una por una todas las webs, o esperar una cotización que no termina de llegar, el trámite puede ralentizarse de forma desproporcionada . De nuevo, un buen software puede poner a nuestro alcance distintas opciones para automatizar y comparar nuestras posibilidades. Incluso los transportistas pueden ofrecer herramientas online para este mismo fin. 

La base para una buena selección de operadores de transportes es primero, identificar a aquellos autorizados que pueden cumplir con los criterios de servicio y costes. El software corporativo puede incluir información sobre sus tránsitos y precios, a fin de ofrecer una comparativa real. Sin embargo, para que este procedimiento sea fiable requiere un esfuerzo de actualización y mantenimiento periódicos que representan un "desperdicio" de tiempo para la empresa. La alternativa es de nuevo una solución validada por los 3PLs, que pueden proveer respuestas automáticas de asignación de transportes vía internet: los requerimientos se vuelcan desde el software corporativo al sistema del proveedor, donde se realiza el mantenimiento y la asignación del transporte al operador más adecuado, incluyendo criterios de calidad y tránsito. Los datos del transportista elegido, se actualizan en el software corporativo y se insertan en el documento de embarque, de forma que la persona responsable pueda revisar la asignación y gestionar cualquier requisito específico o excepcional.

El proceso de control también es susceptible de mejora con estos sistemas informáticos. "Picar datos" sobre facturación de fletes en hojas de Excel es la actividad más común para el análisis de los KPIs. Algunos auditores de cobros y pagos o los propios 3PLs pueden ayudar automatizando la gestión de esta información, bien aportando datos en bruto sobre los fletes o bien enviando informes periódicos. Algunos transportistas ofrecen esta información en su web o bajo solicitud explícita. De esta forma, se elimina el coste de recopilar los datos de forma manual. 

Estos son algunos ejemplos de procesos residuales que pueden eliminarse de la cadena de suministro, favoreciendo mejoras en la productividad y la rentabilidad. Esta "cultura de la optimización" implícita en la metodología Lean puede conducirnos hacia la eficiencia y la superación de la propia empresa frente a su competencia. 

Ahora, a hacer acopio de fuerzas para ponerlo en marcha.

Para más información sobre sus fundamentos y orígenes, ver este resumen publicado por el Instituto Lean Management).

Ver artículo original de William McCallum